A Gestão de Contratos e a ISO 9001:2015
Um aspecto importante da nova norma ISO 9001:2015 é a abordagem relativa a determinação, gerenciamento, monitoramento de riscos e resultados provenientes do relacionamento entre organização e partes interessadas pertinentes ao SGQ, as quais podem incluir clientes, fornecedores, acionistas, colaboradores, organismos regulamentadores, certificadoras e comunidade.
Para a pequena e média empresa, muitas vezes acostumada a somente analisar seus contratos sob o ponto de vista da proteção jurídica e mark up, a adoção desta abordagem torna-se imperiosa.
O CLM (Contract Lifecycle Management) passa a ser ferramenta importante para aumento de produtividade e redução de riscos entre as partes interessadas. Veja a seguir o seu ciclo:
Gerir de forma eficiente as etapas de pré e pós-assinatura de contratos influenciará de forma decisiva nos resultados pretendidos pela organização. A análise deverá ser profunda, de modo a prover o gerenciamento e controle efetivos de todos os contratos existentes.
Um exemplo comum é encontrarmos os contratos de Supply Chain desassociados do processo de desenvolvimento de produtos ou contratação de fornecedores. Descobre-se ao fim do desenvolvimento que há diretrizes específicas de fornecimento que incluem multas ou mensalidade de uso do portal de compras, não previstos nos custos de desenvolvimento do produto ou serviço. Estas exigências muitas vezes tornam inviável o negócio entre as partes, após larga e complexa etapa de desenvolvimento, o que para determinados segmentos pode representar meses e até anos, como na indústria automobilística.
A análise deverá se iniciar pela identificação dos tipos de contratos existentes (administrativos, financeiros, fornecimento, contratação de produtos e serviços, entre outros) e documentos associados (aditivos, distratos, anexos, etc.).
Deve-se observar se as atuais práticas atendem a organização, a existência de todos os controles necessários e se é adotada alguma diretriz de boas práticas de gestão de contratos, como, por exemplo, as diretrizes do CMBOK (Contract Management Body of Knowledge - Guia de Práticas para Gerenciamento de Contratos)
Quais são os envolvidos e suas responsabilidades? Aspectos qualitativos, gratificações, garantias foram definidos? Metodologias, tais como SLA - Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço) e SLO - Service Level Objectives (Objetivos de Nível de Serviço) foram adotadas?
Portanto, podemos observar que a gestão de contratos incide diretamente sobre os resultados da organização na implementação da ISO 9001:2015, sendo o gerenciamento, controle e análise dos mesmos primordiais para alcance de melhores indicadores e previsibilidade de riscos.
